Politique sur la protection de la vie privée

Politique/Pratiques du Groupe Assurance Cowan sur la protection de la vie privée

Notre politique sur la protection de la vie privée:

Groupe Assurance Cowan (Cowan) est en affaires depuis 1927.

Cowan veille depuis longtemps à la confidentialité de tous les renseignements personnels obtenus de nos clients. Cowan n'utilise les renseignements qu'il reçoit que pour les services qu'on lui demande d'assurer, notamment:

  • Assurance des particuliers
  • Assurance des entreprises
  • Régimes collectifs d'avantages sociaux
  • Gestion de la santé et de l'invalidité
  • Services consultatifs sur la retraite et les régimes de retraite collectifs
  • Programmes internationaux
  • Planification corporative
  • Solutions en gestion du risque - particuliers
  • Solutions financières

Nous avons élaboraré la présente Politique sur la protection de la vie privée en s'inspirant du Code type sur la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) du gouvernement fédéral. Dans le cadre de cette politique, nous traiterons de la façon dont le personnel, les agents et les administrateurs des sociétés faisant partie de Cowan entendent recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels à la lumière de ces principes. Cette politique reflète l'engagement de Cowan à l'égard de la protection des renseignements personnels de ses clients. La collecte, l'utilisation, et la divulgation des renseignements personnels des employés de Cowan est traitée dans une politique distincte.

Cowan peut divulguer des renseignements personnels à toute personne ou à tout organisme qui lui fournit des services dans le but de l’aider à accomplir son mandat, y compris une personne ou un organisme qui l’assiste, mais seulement dans la mesure où ceux-ci conviennent d’utiliser les renseignements uniquement pour exécuter les tâches, au nom et selon les directives de Cowan, avec respect pour cette information, et d’agir de façon consistante avec les principes pertinents énoncés dans la présente Politique sur la protection de la vie privée.

Afin de vous assurer que vous connaissez la portée des renseignements à laquelle notre politique sur la protection de la vie privée renvoie, veuillez prendre note de la définition suivante (telle que définie dans la LPRPDE) :

Renseignements personnels: Ce terme désigne l'information portant sur une personne identifiable, mais ne comprend pas le nom, le titre, l'adresse professionnelle ou le numéro de téléphone au travail d'un employé d’une organisation. Les renseignements personnels incluent l'information personnelle sur la santé d'une personne, qu'elle soit vivante ou décédée, et plus précisément : a) l'information sur la santé physique ou mentale de la personne; b) l'information sur tout service de santé fourni à la personne; c) l'information sur le don par la personne d'une partie de son corps ou d'une substance corporelle ou l'information provenant de tests ou d'examens sur une partie du corps ou une substance corporelle de la personne; d) l'information recueillie au cours de la prestation de services de santé à la personne; e) l'information recueillie incidemment au cours de la prestation de services de santé à la personne.

Pour les besoins de cette politique, les renseignements personnels excluent les renseignements divulgués comme données globales. Celles-ci comprennent les données qui ne révèlent pas de renseignements propres à un membre et qui ne peuvent être manipulées pour en révéler.

NOS PRATIQUES SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE:

1. Responsabilité
Les renseignements personnels que Cowan recueille ou reçoit sont utilisés et divulgués pour l’exécution des services fournis. Dans le cadre du processus d’emploi, notre personnel, administrateurs et agents signent une entente de non-divulgation en vertu de laquelle les employés de Cowan doivent agir de manière responsable dans leur traitement des renseignements personnels des clients.

Afin de confirmer notre engagement à l’égard de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels de nos clients, nous avons élaboré ce qui suit:

La direction de Cowan a élaboré et adopté la présente Politique sur la protection de la vie privée et améliore ses pratiques en matière de sécurité des données et de conservation des dossiers.

  • Cowan a désigné un agent de protection de la vie privée afin d’offrir un service à la clientèle sur les questions liées à l’utilisation, à la divulgation, à la sécurité et à la rétention du personnel ou et des renseignements sur la santé personnelle. L’agent de protection de la vie privée de Cowan assurera également le maintien de la présente politique et tiendra le personnel au courant des changements apportés à la fois à la législation relative à la protection de la vie privée et aux pratiques des entreprises.
  • Cowan a organisé, à l’intention des membres clés du personnel, un séminaire de sensibilisation sur la législation relative à la protection de la vie privée et continuera de tenir tous les membres du personnel à jour sur les questions et les mesures législatives connexes.

2. Communication des fins de la collecte
Cowan recueille des renseignements personnels dans le cadre des services qu’il offre à ses clients. Les exemples qui suivent illustrent des situations au cours desquelles Cowan peut recevoir, ou doit recueillir, des renseignements personnels :

  • demandes d’assurance de biens et d’assurance-accidents, recouvrement de primes et paiement de demande de règlement
  • évaluations des réclamations individuelles, procédures judiciaires et paiement de demande de règlement
  • administration de régime de retraite financé par l’employeur, calcul et paiement des prestations de retraite et coûts actuariels
  • administration de régimes d’assurance-vie et d’assurance-santé financés par l’employeur et prestation de conseils
  • gestion de régimes intégrés d’assurance-invalidité et d’assurance-santé
  • courtage en assurance collective
  • cconsultation en matière de ressources humaines
  • planification de la relève des affaires
  • planification de la continuité des opérations
  • planification financière pour cadres

3. Obtenir le consentement
La personne doit consentir à l’utilisation de renseignements personnels qui la concernent au moment où la collecte a lieu. Si Cowan recueille les renseignements personnels directement de la personne en question, il obtiendra le consentement explicite de cette dernière concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements. Toutefois, Cowan peut se voir confier par des employeurs l’administration en tierce partie de régimes de retraite, d’assurance-vie, d’assurance-santé ou d’assurance générale offerts par l’employeur. Dans ces cas, les renseignements personnels peuvent être recueillis par un tiers avant d’être fournis à Cowan. Lorsque les circonstances le permettent, Cowan prendra des mesures raisonnables pour exiger que les personnes en cause consentent à l’utilisation des renseignements personnels qui leur ont été demandés.

Si Cowan utilise les renseignements personnels qu’il a recueillis ou obtenus à d’autres fins que celles divulguées au moment où le consentement a été donné, Cowan devra alors chercher à obtenir un autre consentement.

4. Limitation de la collecte
Cowan ne recueille que les renseignements personnels dont elle a raisonnablement besoin pour offrir adéquatement les services qu’on lui a demandé d’assurer. Nous nous engageons à respecter la protection des renseignements personnels d’une personne et à ne pas recueillir des renseignements qui ne lui sont pas raisonnablement nécessaires.

5. Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation
Cowan limite l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels aux fins précisées au moment de leur collecte. Cowan ne conserve les renseignements personnels qu’il recueille que le temps nécessaire pour la prestation complète de ses services. Cowan maintient une politique sur la conservation des dossiers. Cette politique a été élaborée afin de rendre les exigences de Cowan conformes aux bonnes pratiques commerciales et aux normes en vigueur dans l’industrie en matière de conservation des dossiers.

Au cas où Cowan déciderait d’acheter, de vendre, de réorganiser ou de transférer les actifs d’une entreprise, y compris tout renseignement personnel que celle-ci détient, les renseignements sur les clients de Cowan pourront être examinés à cette fin par un tiers. Si Cowan ou le tiers souhaite utiliser tout renseignement personnel à des fins autres que celles qui sont précisées ici, la personne devra d’abord consentir à cette utilisation.

Remarque : Comme pour toutes les entreprises, Cowan peut être légalement tenu de divulguer des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées au moment d’obtenir le consentement. La législation relative à la protection de la vie privée définit ces obligations de divulguer comme étant celles qui visent à protéger l’intérêt personnel et/ou public.

6. Exactitude
Cowan reconnaît que les renseignements personnels peuvent changer. Nous demandons à nos clients de garder leurs renseignements personnels à jour afin que nous puissions offrir les meilleurs services possibles. Si nous collaborons avec une entreprise pour gérer un régime de pension ou d’avantages sociaux offert par un employeur, les employés devront informer leur employeur de tout changement concernant leurs renseignements personnels. Lorsque nous avons un rapport direct avec le client, les renseignements personnels peuvent être modifiés de la façon indiquée sur notre site Web ou selon les instructions de notre personnel sur demande formulée par courriel, téléphone ou télécopieur.

Dans un délai raisonnable après en avoir été avisé, Cowan actualisera les dossiers des membres en conséquence.

7. Mesures de protection
Cowan a recensé les diverses façons dont il conserve les renseignements personnels et a pris des mesures raisonnables pour assurer leur protection dans ses bureaux, ses lieux d’entreposage extérieurs et ses systèmes de bases de données.

De plus, Cowan exige que ses employés signent une entente de non-divulgation qui précise que la société attend de son personnel qu’il respecte et protège les renseignements des clients. En vertu de cette entente, les employés savent que la divulgation de renseignements personnels pourrait entraîner leur congédiement.

8. Transparence
L’agent de protection de la vie privée de Cowan a le mandat de voir au maintien de notre Politique sur la protection de la vie privée et de nos politiques internes sur la sécurité des données et la conservation des dossiers.

Si vous désirez savoir pourquoi certains renseignements sont nécessaires, l’agent de protection de la vie privée est disponible pour répondre à ces questions.

Pour toutes les questions relatives à la protection de la vie privée, y compris les demandes d’accès à l’information et les préoccupations au sujet de la protection des renseignements personnels, nous invitons nos clients à communiquer avec notre agent de protection de la vie privée :

Jennifer Justason
Directeur des finances
Groupe Assurance Cowan
705, rue Fountain Nord, CP 1510
Cambridge (Ontario)
N1R 5T2
Téléphone : 1-866-91COWAN (1-866-912-6926) ou 519-650-6363 poste 41205
Courriel : Jennifer Justason
Télécopieur : 519-650-6366

9. Accessibilité
Il est extrêmement important que les clients sachent qu’ils peuvent avoir accès à leurs renseignements personnels. Les demandes d’accès aux renseignements personnels que possède Cowan, ou les modifications de ces renseignements, peuvent être effectuées en communiquant avec l’employeur ou, dans le cas de rapports directs avec les clients, en s’adressant à notre agent de protection de la vie privée par courriel, par téléphone ou par télécopieur. À la suite de telles demandes, Cowan corrigera ou fournira les renseignements personnels en question, lesquels peuvent être modifiés ou récupérés à un coût raisonnable pour Cowan ou l’employeur, et le fera dans un délai approprié. Afin de se prémunir contre les demandes d’accès frauduleuses, Cowan exigera suffisamment de renseignements pour pouvoir confirmer l’identité du requérant avant d’accorder l’accès ou d’apporter les corrections.

Remarque : Comme pour toutes les entreprises, Cowan peut être légalement tenu de refuser l’accès à une personne qui demande des renseignements personnels à son sujet. La législation relative à la protection de la vie privée définit ces motifs de refus comme étant ceux qui visent à protéger l’intérêt personnel et/ou public.

10. Possibilité de recours
Cowan examinera toutes les préoccupations relatives à la protection de la vie privée qui lui sont présentées. Ces préoccupations sont traitées par notre agent de protection de la vie privée, qui fournit à la fois une réponse à l’inquiétude soulevée et les coordonnées des autorités réglementaires. Les préoccupations exprimées aideront l’agent de protection de la vie privée à évaluer l’efficacité de notre Politique sur la protection de la vie privée et celle de nos pratiques d’affaires. Les modifications apportées à notre politique seront indiquées sur notre site Web, accompagnées de la politique qui a été mise à jour. La mesure dans laquelle les renseignements personnels déjà recueillis et utilisés par Cowan seront touchés par ces modifications fera aussi l’objet d’une discussion sur notre site Web, parallèlement à l’avis de modification.