Gestion des régimes d’invalidité et renseignements personnels

Pour faire suite à l’article intitulé « Respect et protection des renseignements personnels dans la gestion des avantages sociaux » publié dans l’édition de février du bulletin Faits saillants sur les avantages sociaux, l’article de ce mois-ci porte sur l’équilibre fragile entre la gestion d’une demande de prestations d’invalidité et la protection du droit de l’employé à la confidentialité de ses renseignements médicaux.

En raison de l’augmentation des coûts liés à l’invalidité et à l’absentéisme, les employeurs mettent plus l’accent sur la gestion des demandes de prestations d’invalidité au sein de leurs organisations. Par conséquent, ils demandent à leurs assureurs et aux tiers administrateurs (fournisseurs) de fournir de l’information au sujet d’une demande afin de mieux gérer l’absence de l’employé et son retour éventuel au travail.

Lorsqu’un employé est en congé d’invalidité en raison d’une fracture ou en convalescence à la suite d’une chirurgie, l’employeur reçoit généralement l’information nécessaire de la part d’employé lui-même. Toutefois, comme les demandes sont de plus en plus complexes, bon nombre d’employeurs trouvent difficiles les restrictions de leur fournisseur en matière de communication des renseignements médicaux personnels.

Comme nous l’avons discuté dans notre article de février, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) protège également les renseignements médicaux recueillis et divulgués dans la présentation et l’évaluation des demandes de prestations d’invalidité.

Bien que les employeurs comprennent l’importance des lois sur la protection des renseignements personnels pour leurs employés, ils ont le sentiment que les restrictions en matière de communication des renseignements leur nuisent. Les employeurs ont besoin de certains renseignements pour combler le « vide » créé par l’absence d’un employé : Combien de temps durera l’absence? Ses tâches devront-elles être modifiées à son retour?

La protection des renseignements personnels est importante. Un employé pourrait ne pas vouloir que son employeur soit au courant de renseignements médicaux de nature délicate. Il pourrait s’inquiéter du fait que si ces renseignements étaient communiqués, cela pourrait nuire à ses futures possibilités d’avancement. Les employeurs n’ont pas le droit de connaître les troubles médicaux de leur employé et la plupart ne veulent pas les connaître.

Bien que les employeurs aient accès à des renseignements historiques sur les demandes de prestations, ils ont plus de difficulté à obtenir de l’information sur une demande active donnée. Puisque la réglementation porte également à interprétation, ce qui est divulgué et ce qui ne l’est pas, ainsi que le seuil minimum en matière d’accès à l’information peut varier d’un fournisseur à l’autre. En règle générale, le diagnostic est protégé, mais les restrictions et les limites, ainsi que le pronostic, peuvent être communiqués.

Une communication régulière entre l’employé et l’employeur, ainsi qu’entre l’employeur et le fournisseur, est importante. Les employeurs qui communiquent régulièrement avec un employé atteint d’invalidité sans demander de renseignements précis sur leur condition ou leur traitement sont plus en mesure de gérer les exigences en matière de capital humain tout en aidant l’employé à demeurer en lien avec son lieu de travail durant son absence.

Un fournisseur peut respecter les règlements en matière de protection des renseignements personnels tout en gérant les attentes de l’employeur en ce qui concerne la communication rapide de renseignements sur la durée de l’absence et les plans de retour au travail. En travaillant de concert avec le fournisseur de services de gestion de l’incapacité de l’employeur, il est plus facile de comprendre la position et les exigences de chacun.

Si un employé refuse de communiquer avec son employeur durant son absence, l’employeur peut avoir l’impression qu’on cherche à aller à son encontre. Cela peut représenter un problème lorsqu’il s’agit de demandes plus complexes, particulièrement lorsque l’employeur ne connaît pas les complications ni les obstacles liés à la guérison et que le fournisseur ne peut fournir plus d’information.

Bien que l’employé ait droit à la confidentialité de ses renseignements médicaux et qu’il ne soit pas obligé de communiquer de renseignements personnels à son employeur, il doit toutefois fournir assez d’information pour justifier sa demande de prestations d’invalidité ou d’aménagement du milieu de travail.

Cela dit, à moins que l’employeur ait une politique des RH en matière d’invalidité qui stipule le contraire, tant que l’employé demeure en contact avec le fournisseur, qu’il transmet les renseignements médicaux nécessaires pour justifier sa demande et qu’il participe aux traitements prescrits, il n’est pas dans l’obligation de tenir son employeur au courant.

La réglementation relative à la protection des renseignements personnels ne disparaîtra pas et il ne semble pas vraisemblable qu’on ait un jour une approche normalisée en matière de divulgation de l’information. La meilleure façon pour les employeurs de gérer les demandes de prestations d’invalidité demeure l’établissement d’une relation de collaboration avec leur fournisseur au moyen de communications régulières. Ainsi, ils peuvent s’assurer que les exigences en matière de protection des renseignements personnels sont respectées et qu’ils reçoivent ce dont ils ont besoin pour gérer leurs effectifs.