Avant la COVID-19, l’une des idées fausses les plus répandues concernant la planification des pandémies sur le lieu de travail était que seuls les organismes de santé devaient être préparés. Bien que le secteur de la santé soit en première ligne, l’impact de la COVID-19 a clairement montré que toute organisation est à risque face à une pandémie.

Lisa McLean, Vice-présidente, Ressources humaines chez Groupe Assurance Cowan, parle de comment la planification de la continuité avec la pandémie sur le lieu de travail continue à fournir des orientations en ce qui concerne la COVID-19, et des leçons que nous avons tirées jusqu’à présent.

Qu’est-ce que le plan de continuité avec la pandémie sur le lieu de travail?

Le plan chez Cowan se concentre sur la continuité des activités, en veillant à ce que nous puissions continuer à assurer les fonctions commerciales essentielles pour soutenir au mieux nos clients, nos employés et les communautés pendant une pandémie.

Quand le plan a-t-il été créé?

Notre plan a été développé il y a 10 ans pendant l’épidémie du H1N1 ou la grippe A. Il a évolué au fil des années, mais il a largement résisté à l’épreuve du temps.

Quels sont les éléments clés de votre plan de continuité avec la pandémie?

Notre plan comprend les composants suivants :

  • Planification
  • Surveillance
  • Communication
  • Contrôler la propagation de l’infection
  • Maintenir les opérations commerciales

Mettre en place des mesures visant à minimiser les risques pour la santé et la sécurité de nos clients, de nos employés et des communautés

Quand le plan de continuité avec la pandémie pour COVID-19 a-t-il été mis en œuvre?

Nous avons révisé notre plan au mois de janvier 2020 lorsque l’Organisation mondiale de la Santé a déclaré l’urgence sanitaire mondiale. Depuis lors, nous avons surveillé de près la situation et suivi le plan en prenant les mesures appropriées déterminées au cours de chaque phase ou vague de la pandémie.

Comment le plan a-t-il guidé Cowan pendant la transition vers le travail de la maison pour la majorité de la main-d’œuvre?

Nous avons commencé par déterminer les étapes clés d’une pandémie, notamment :

  • Surveillance de routine
  • Surveillance accrue
  • Activation
  • Activation accrue/totale
  • Reprise
  • Relâche

L’assurance est un service essentiel en Ontario, Il est donc impératif que l’entreprise continue à fonctionner et à soutenir nos clients. Au cours de la phase d’activation, nous avons lancé plusieurs activités, notamment une surveillance accrue, la mise en œuvre de procédures de contrôle des infections, et nous avons commencé à préparer d’autres façons de travail comme le travail à distance. Dans la phase d’activation complète, nous avons mis la majorité de nos effectifs sur le travail à distance; cependant, nous avons conservé un petit groupe d’employés qui continuent à travailler au bureau.

Nous avons également mis l’accent sur la communication, en créant de nombreux documents éducatifs et informatifs pour nos clients et nos employés avec l’évolution de la situation.

Quel rôle la technologie a-t-elle joué dans la mise en œuvre du plan de continuité avec la pandémie?

La technologie a énormément progressé depuis la dernière pandémie. Nous avons la chance de disposer d’une équipe de service informatique fantastique qui a travaillé sans relâche pour assurer le passage réussi de la majorité de notre main-d’œuvre au travail à distance dans un délai très court.

Nos employés se sont également montrés à la hauteur en apprenant des technologies qui offrent de plus en plus de possibilités de collaborer et de rester en contact. Je crois que COVID-19 a amené le « mode de travail de l’avenir » à notre porte, plus rapidement que prévu. Il a été incroyable de voir comment la technologie a facilité notre transition cette fois-ci.

La majorité de la main-d’œuvre travaillant désormais à distance, quel est l’objectif actuel dans cette phase de la pandémie?

Pour notre organisation, aider nos clients à surmonter les incertitudes de cette période sans précédent est notre priorité absolue. Offrir des ressources pour aider nos employés à fournir à nos clients un leadership éclairé dans différents domaines est très important. Du point de vue des ressources humaines, nous mettons l’accent sur le bien-être des employés et la formation sur le leadership afin que chacun reste motivé et engagé dans cette période difficile.

La phase suivante sera la planification du scénario pour le retour au bureau. Nous effectuons des études avec nos employés pour connaître leur avis sur la manière la plus efficace de procéder, tout en gardant la santé et la sécurité de nos employés comme une priorité.

Quels sont les enseignements que nous avons tirés de la gestion et de la mise en œuvre du plan de continuité avec la pandémie de la COVID-19?

Bien que nous nous soyons concentrés sur une communication ouverte et transparente avec nos employés, nous n’avons pas entièrement intégré le niveau approprié de soutien à la santé mentale et au bien-être dans notre plan.

Heureusement, nous disposons d’experts internes spécialisés dans ces domaines qui ont fourni des conseils opportuns à nos clients, les ont aidés à répondre à leurs employés avec des recommandations professionnelles et pratiques.

En interne, nous avons utilisé divers canaux de communication pour maintenir l’engagement de nos employés, tels que donner des nouvelles par des sessions vidéo hebdomadaires du président, les pauses café virtuelles avec le président et de courtes enquêtes. Nous avons également fourni des ressources en matière de santé et de bien-être à nos employés par le biais d’une section sur la COVID-19 publiée sur notre intranet.

Y a-t-il des réflexions finales que vous aimeriez partager?

Cette situation peut parfois être accablante. La plupart de nos employés, si ce n’est tous, se retrouvent en terrain inconnu : ils doivent réconcilier le travail avec leur vie avec les enfants à la maison, ne peuvent pas rendre visite à leurs parents ni voir peut-être des membres de leur famille et des amis qui sont gravement malades à cause de la pandémie. Mais n’oubliez pas que par cette expérience partagée, nous sommes en train de développer de la résilience. Que peut-il y avoir plus important que cela?

Quelle que soit la taille de votre organisation, une planification adéquate de la continuité avec la pandémie vous permettra de mieux vous préparer à la manière de réagir à une crise telle que la COVID-19. Si vous avez besoin d’aide, notre équipe d’experts est à votre disposition pour vous conseiller sur la manière de minimiser les risques lors d’événements inattendus.