Écrit par Jacquie Fritsch and Yara Khankan

La main‑d’œuvre mondiale est en constante évolution; de même, l’incidence continue de la pandémie de COVID‑19 peut faire de la gestion de vos responsabilités en tant qu’employeur une tâche difficile. Étant donné que le « travail en tout lieu » devient la nouvelle norme de travail à distance, il est impératif que votre organisation protège les besoins de votre entreprise tout en assurant la sécurité des membres de votre équipe à l’échelle internationale.

La pandémie a forcé bon nombre d’employés et d’employeurs à adopter un état réactif, qui était peut‑être considéré comme temporaire au départ. Toutefois, de nombreux mois plus tard, nous remarquons qu’ils commencent à adopter des changements permanents et à long terme en ce qui a trait à leurs modalités de travail à distance. Ainsi, de nombreux scénarios doivent être pris en considération, entre autres, des employés qui déménagent pour le travail, dans le cadre d’un changement de mode de vie, ou de leur propre chef et qui n’en avisent pas leur employeur.

Les statistiques révèlent une croissance de 44 % du travail à distance au cours des 5 dernières années (Global Workplace Analytics – il s’agit d’un indicateur selon lequel le travail à distance est une option durable). Qu’il soit question d’ententes de travail préapprouvées ou de travail en tout lieu, le télétravail peut prendre de nombreuses formes, dont certaines peuvent être complexes. Ainsi, tant l’employé que l’employeur doivent examiner chaque situation et tenir compte de nombreux facteurs.

En tant qu’employeur, bien que vous ne soyez pas tenu par la loi de prendre des mesures pour accommoder les employés qui choisissent des options de travail à distance ou qui refusent les rappels au bureau, vous devez prendre d’autres facteurs en considération. Notamment, à titre de pratique exemplaire, les employeurs peuvent offrir à leurs employés des options de travail à distance et s’adapter à ces situations uniques en créant des solutions souples. Dans le cadre d’un programme de rémunération globale destiné aux employés clés et à ceux qui travaillent à distance, des considérations particulières peuvent être appliquées pour accommoder les télétravailleurs, y compris changer les montants d’avantages sociaux offerts au pays pour des comptes de soins de santé et offrir des options de couverture locale et des régimes internationaux. Il est primordial de discuter des options possibles qui peuvent s’appliquer à votre organisation avec votre consultant en avantages sociaux des employés afin d’élaborer un plan qui répond aux besoins de vos employés ainsi qu’aux options obligatoires ou réglementaires.

Ainsi, chaque employeur doit tenir compte de la culture et de la philosophie de son organisation et prendre des mesures lui permettant de concevoir un plan qui étend ces éléments au personnel travaillant à distance. En fait, la culture est un outil clé d’acquisition et de maintien en poste des talents qui doit être une préoccupation principale. Le travail à distance a des répercussions positives pour un employeur, par exemple, elle lui donne accès à un bassin de talents considérablement élargi dans des marchés très concurrentiels.

En tant qu’employeur, vous devez tenir compte de ces différents scénarios et vous préparer à y faire face. Il vous faut donc penser à votre obligation légale, à votre obligation de diligence, à une politique documentée sur le travail à distance, à la modification des contrats des employés et à toute répercussion potentielle pouvant vous toucher, vous ou votre organisation.

En outre, les employeurs devraient préparer une politique sur le travail à distance comportant des modalités et tenant compte des risques liés à la cybersécurité ainsi qu’à l’emplacement des renseignements confidentiels. Dans quelle mesure cette politique s’applique‑t‑elle à vos employés travaillant à distance ou à l’étranger? Courez‑vous un risque en tant qu’employeur? Quelles mesures de sécurité peuvent être mises en œuvre pour veiller à ce que les employés respectent cette politique?

À titre de consultants en avantages sociaux des employés pour des sociétés multinationales, nous abordons fréquemment ce sujet avec nos clients. Nous travaillons avec nos partenaires pour améliorer notre compréhension de ces environnements en constante évolution et aider à les décoder, du point de vue de l’employeur en ce qui a trait aux politiques et à la responsabilité légale en matière de ressources humaines ainsi qu’en fonction des avantages sociaux et de la rémunération globale. La communication bilatérale est essentielle; les employeurs devraient encourager leurs employés à les informer de toute décision relative à un déménagement tout en donnant à l’employeur le temps nécessaire pour se préparer au changement, discuter des options et ajuster les contrats de travail.

Diverses observations sur la gestion des demandes de rappel et de mesures d’adaptation, ainsi que sur les refus de revenir au bureau, l’atténuation des risques de cessation d’emploi et autres sujets du genre ont mis en lumière les facteurs devant être compris par les employeurs lorsqu’ils élaborent une politique et établissent les responsabilités liées au travail à distance et aux situations de travail en tout lieu. Les renseignements liés aux ressources humaines et au domaine juridique sont essentiels à l’élaboration d’une politique sur le travail à distance et à l’application des règlements sur les contrats de travail.

Communiquez avec votre consultant de Cowan; il peut vous aider à naviguer dans ces eaux et vous fournir les ressources appropriées pour faciliter votre travail.

Pour en savoir plus sur le travail en tout lieu et sa hausse soudaine après la pandémie, ne manquez pas de lire les propos de Jacquie Fritsch et Yara Khankan dans le numéro du mois de juillet du magazine Benefits Canada.